Небольшая инструкция для применения в моей компании.
Мной была приобретена программа управления проектами EasyRedmine, полностью развернута и настроена.
Оглавление
Оглавление
Создание CRM сделки
Смена статуса сделки.
Создание проекта на
основе шаблона.
Добавление сотрудников в
проект
Добавление задачи в CRM-сделку.
Easy DMS - документооборот
Добавление новой редакции
документа.
Согласование документа.
Создание новой задачи
Как создать проект с нуля
Мои задачи
Задачи других
пользователей
Выполнение поставленных
задач
Управление ресурсами по
проекту
Моё управление ресурсами
Глобальное управление
ресурсами.
Чат
Описание модулей
Создание CRM сделки
После получения запроса от клиента необходимо создать CRM сделку. Для создания CRM сделки заходим в проект CRM – Стратегические проекты – CRM.
Нажимаем
«Новая сделка»
В окне создания новой CRM сделки заполняем основные поля - «Название»,
«Контакт», добавляем описание, в поле
«Добавить или создать связанный контакт» указываем контакты клиента, «Статус», «Источник ЛИДа», «Объект оценки». Под окном комментария
добавляем информацию по продукту (отчету).
Указываем
остальную имеющуюся информацию в соответствующих полях.
Смена статуса сделки.
После того как заказ от клиента перейдёт в работу,
необходимо поменять статус сделки и
создать из CRM сделки проект на основе шаблона.
Статус сделки можно поменять с помощью Kanban. Для этого необходимо зайти в «Стратегические
проекты», выбрать проект «CRM».
Выбрать
модуль CRM и нажать Kanban.
Находим
нужную нам CRM сделку и перетаскиваем её при помощи «мыши» в поле нужного статуса.
Также статус
можно поменять в самой CRM сделке.
Для этого необходимо навести курсор на поле
«Статус» и нажать на появившийся карандаш:
В появившемся
списке выбираем необходимый статус и подтверждаем его:
По мере
работы над заказом не забываем менять статус сделки.
Создание проекта на основе шаблона.
Для создания
проекта заходим в CRM сделку, справа нажимаем «Прочее» -> «Новый проект из
шаблона»
Далее
выбираем на основе какого шаблона
создаём проект (напр. «Оценка объекта»). Наводим курсор на необходимый
нам шаблон и нажимаем на появившийся значок создания проекта (+)
Задаём название проекта, если необходимо, указываем какой
проект является главным по отношению к нашему проекту, прописываем дату начала
проекта.
После создания нового проекта появляется окно его настроек.
На вкладке «Информация» можно изменить имя проекта, указать стоимость проекта,
ответственного за проект, написать комментарий, указать автора проекта, валюту.
Добавление сотрудников в проект
На вкладке «Участники» по нажатию на кнопку «Новый участник»
добавляются сотрудники, которые будут участвовать в проекте.
После
нажатия на кнопку «Новый участник» появляется соответствующее окно, где отмечаем необходимых сотрудников и
назначаем им роли в проекте.
Добавление
задачи в CRM-сделку.
Для связи задачи из проекта с CRM сделкой нажимаем в нужной нам CRM сделке «Прочее» -> «Добавить или
создать связанную задачу».
В появившемся списке находим нужную нам задачу и нажимаем «Добавить
задачу». Если в списке не видно нужной задачи, то вводим её название в строке
поиска.
Easy DMS - документооборот
Для загрузки и согласования документов
используется модуль Easy DMS.
В Easy DMS можно
добавлять файлы по отдельности, создавать папки, создавать многоступенчатое согласование
документов разными сотрудниками.
Добавить
файл можно путём перетаскивания нужного файла в область предзагрузки файлов и
дальнейшего нажатия кнопки «Начать загрузку»
Либо
путём нажатия на кнопку «Добавьте
файлы», выбрать необходимый файл и нажать кнопку «Начать загрузку»
После того как нажали «Начать загрузку»
появится окно где можно указать название документа, добавить описание, указать
его версию (поле пользовательская значит, что добавляется номер версии после
запятой, например – 2,1; 2,2), добавить комментарий. После внесения необходимых
данных нажимаем кнопку «Зафиксировать».
Для скачивания файла достаточно нажать на
его название.
Добавление новой редакции документа.
Для добавления новой редакции файла нужно
нажать на карандаш
Появится окно, где можно просмотреть загруженные версии документа, скачать
определённую версию и загрузить новую редакцию.
Для загрузки новой редакции нужно нажать на
«+»:
Появится окно, где также указывается
название, версия и описание документа и загружается отредактированный документ.
При загрузке новой версии документа не забываем менять номер версии.
Согласование документа.
Для запуска процесса согласования документа
нажимаем на кнопку «Назначить процесс согласования».
После нажатия появится окно, в
котором выбираем нужный процесс согласования.
После выбора процесса статус согласования
документа сменится на «Назначен». Далее запускаем процесс согласования путём
нажатия на кнопку «Запустить процесс согласования».
Тот, кто должен согласовать документ может либо подтвердить, либо отклонить (для этого
нужно обязательно заполнить в примечании, какие правки нужно внести документ),
либо делегировать согласование другому участнику проекта (также с заполнением примечания).
Для этого нажимаем на кнопку «Ожидается на
утверждение» и в появившемся окне выбираем нужный нам вариант.
Если согласование документа по тем или иным
причинам отклоняется, то после редактирования и добавления новой версии
документа в Easy DMS необходимо запустить
процесс согласования заново.
Создание новой задачи
Для создания новой задачи в открытом проекте необходимо нажать на кнопку «Новая задача» в правой части страницы.
При создании новой задачи пишем Тему задачи, указываем, кому назначена задача
в поле «Назначена». В поле «Начата» проставляем дату начала выполнения задачи.
В поле «дата выполнения» ставим дату, когда задача должна быть выполнена. В
поле «оценка времени» указываем, сколько часов выделяется на выполнение задачи.
Если создаваемая задача является подзадачей, то в поле «Главная задача»
выбираем ту задачу, которая будет являться главной. При необходимости добавляем
комментарий. И нажимаем кнопку «Создать».
Как
создать проект с нуля
Для создания нового проекта необходимо
нажать стрелочку рядом со словом «Проекты» на верхней панели. Далее выбрать – «Новый
проект».
Задаём имя проекта, при необходимости добавляем комментарий (описание
проекта, цель). Указываем какой проект является главным по отношению к нашему
проекту(при необходимости), стоимость проекта(если имеет цену), Нажимаем
СОЗДАТЬ
После создания назначаем
ответственного за этот проект (клиентский менеджер). Переходим на вкладку
участники и добавляем сотрудников (Новый участник) по проекту с указанием ролей
(менеджеры и исполнители).
Для более быстрого поиска необходимых участников можно воспользоваться строкой
поиска в верхней части окна. Нажимаем «Добавить и закрыть».
Мои задачи
Назначенные
вам задачи можно увидеть при входе в вашу учетную запись на главной странице,
либо при нажатии на стрелочку рядом с кнопкой «Задачи» и выбрать в выпадающем
списке «Мои задачи».
При переходе
на страницу с назначенными вам задачами можно увидеть список задач, дату их
выполнения, тип задачи, оценку времени, затраченное время (в случае если уже
приступали к выполнению задачи или если она уже выполнена) и её готовность.
Задачи других пользователей
Для
просмотра задач, назначенных другим пользователям необходимо нажать на
стрелочку рядом с кнопкой «Задачи» в верхней части:
В
появившемся списке выбираем необходимого пользователя:
Выполнение поставленных задач
При нажатии на кнопку «Начинаю» в
правой части страницы, начинается отсчет времени о выполнении данной задачи.
В случае если необходимо
приостановить отсчет времени, то можно
нажать на кнопку «Пауза».
Если задача выполнена, и необходимо
остановить отсчет времени по выполнению задачи, то нажимаем «Готово».
Управление
ресурсами по проекту
На вкладке
«Управление ресурсами» отображается количество часов, выделенное на выполнение
той или иной задачи по проекту.
Моё управление ресурсами
На
вкладке «Моё управление ресурсами» где
отображаются все ваши задачи, их приоритет и календарь с указанием, когда и
сколько по времени должна выполняться та или иная поставленная задача.
Глобальное управление ресурсами.
Чтобы
открыть глобальное управление ресурсами необходимо нажать справа сверху
«Прочее» и выбрать «Управление ресурсами, после чего появится список со всеми
сотрудниками:
Чат
В Easy Redmine есть возможность переписываться во встроенном чате.
Для этого
необходимо нажать на кнопку «Мгновенные
сообщения» правой панели.
Для того чтобы
найти определённого собеседника нажимаем на лупу.
Описание
модулей
Календарь
Календарь
встреч и заданий на личной странице или обзорной странице по проекту - это плагин
Easy Redmine для организации личных встреч и собраний команды проекта.
Более того, он позволяет вам быть в курсе графика ваших коллег и, исходя из
этого, эффективно планировать встречи. Приглашения на собрание отправляются по
электронной почте.
Ключевые
особенности:
·
информация о встречах с именами, датами, временем, повесткой дня,
проектом и приглашениями
·
управление личным временем
·
график пользователей для планирования собраний
·
приглашения на собрание отправляются по электронной почте с
возможностью принять или отклонить
·
организация регулярных встреч
·
интеграция с другими календарями через ical (Google, OutLook)
·
бронирование зала
·
календарь встреч по проекту
Resource Management
Это инструменты профессионального
планирования и назначения рабочих заданий в Easy Redmine.
Менеджеры планируют работу над проектами с учетом текущей загрузки и
запланированного времени на выполнение задания. Управление ресурсами позволяет
менеджеру сбалансировать загрузку персонала, соблюдая рабочий график проекта.
Ключевые особенности:
·
отображение задач сотрудников с учетом их загрузки
·
просмотр запланированных задач на день / неделю / месяц в разрезе
возможностей сотрудников
·
назначение и обновление задач с помощью функции "drag &
drop
·
интеграция с посещаемостью - запланированные отпуски, праздники
приняты во внимание при оценке возможностей сотрудников
·
интеграция с календарем собраний - запланированные собрания
принимаются во внимание при оценке возможностей сотрудников
·
планирование компетенции в рамках команд и менеджеров
CRM
Представляет собой систему
управления процессом продаж в Easy Redmine. Система стимулирует
продажи, более того, маркетинговая деятельности находиться в связке с
выполняемыми проектами. Торговые представители могут отслеживать свои операции
от начала до момента подписания контракта, у менеджеров есть доступ ко всей
статистике по результатам и воронке продаж, они могут контролировать
деятельность.
Ключевые особенности:
·
управление CRM операциями
·
статус операций + любые пользовательские поля
·
интеграция с процессом выставления счетов
·
статистика по пользователю
·
создание CRM операций из веб-форм, интернет-магазинов
Контакты
Плагин База контактных данных для Easy Redmine
интегрирован в проекты и CRM. Контакты могут быть привязаны к проектам,
задачам, CRM операциям или использованы при выставлении счетов. Контакты всегда
доступны через правую сервисную панель и могут быть синхронизированы с вашим
мобильным или другим устройством через CardDaw.
Ключевые особенности:
·
типы контактов - человек / компания / счет
·
контакты могут быть привязаны к задаче, проекту, CRM операции,
пользователю
·
поиск по контактам и опция "Новый контакт" в правой
сервисной панели
·
синхронизация с другими устройствами
Последовательности
Это простое в использовании решение для организации
задач в последовательности. Когда один шаг сделан (одна или несколько
задач) активируется следующий шаг - предварительно настроенные свойства задач
автоматически меняются согласно текущему шагу. Этот инструмент позволяет
моделировать процессы в вашем проекте через Easy Redmine.
Ключевые особенности:
·
неограниченное количество очередей заданий по проекту
·
неограниченное количество шагов в одной очереди
·
одно и более заданий в шаге
·
условия для инициирования следующего шага задаются в задании
·
если условие, заданное в шаге выполнено, инициируется следующий шаг
·
условия каждого последующего шага задаются в задании
https://youtu.be/k-yidA21YgM
Easy DMS
Плагин системы
управления документами обеспечивает быстрый доступ ко всем вашим файлам и
документам и их управлению непосредственно из Redmine. Он организован в знакомой структуре
каталогов, и благодаря документообороту вы будете иметь все ваши документы в
актуальном состоянии. Процедуры одобрения упрощают обращение с документами в
вашей компании и упрощают работу.
Ключевые особенности:
Управление версиями
документов + режим чтения / записи в Интернете
Рабочие процессы
утверждения документов - установочный рабочий процесс циркуляции и управление
им через Redmine
Уведомления - получать
уведомления об изменениях документа или документах, ожидающих вашего одобрения
Блокировка документов
- другие пользователи могут видеть, что файл редактируется кем-то еще
Структура каталогов -
такая же, как в вашем любимом файловом менеджере
Высокопроизводительная
инфраструктура готова - загружает большое количество документов
Оценка затрат
Инструмент Easy Redmine для
исчерпывающего расчета цен для проекта. Цены для проекта
рассчитываются на основе заданий в проекте, запланированного времени на
выполнение и почасовых ставок. Расчет по пунктам для конкретного пользователя,
например, расходные материалы, лицензии и т.д. также возможен. При составлении
ценового предложения можно добавить описание расчетов, и все это может быть экспортировано
с вашим логотипом и цветами в PDF.
Ключевые
особенности:
·
расчет цен для проекта на основании заданий проекта и
предполагаемого
·
расчет для конкретного пользователя по таким пунктам как материалы,
лицензии и т.д.
·
скидки на пункты калькуляции и общие скидки
·
экспорт расчетов в PDF с логотипом и цветами при подготовке ценового
предложения
·
перенос цен проекта из расчетов в бюджет проекта
Вы работаете в сфере IT?
ПРЕДЛАГАЮ СТАТЬ ПАРТНЕРОМ.
Зарабатывайте на рекомендациях Рассказывайте новым клиентам о сервисах и зарабатывайте от 10 до 50 % от их оплат в котором нуждается каждая организация.
Комментариев нет:
Отправить комментарий