Обратился ко мне сотрудник малого бизнеса и попросил, как можно сделать дешево и сердито Докуметооборот или хотябы просто, разложить документы по полочке по типу, как в Библиотеке. Я начал шерстить интернет в поисках данного продукта под этот запрос. И нашел одну из Российских платформ, который мне очень даже подошел! Хочу Вам рассказать и наглядно показать, как все легко, просто и дешево делается. А так же хочу сообщить, что на данной платформе можно делать очень много разных интересных проектов, с помощью которых вы копите данные.
Будем делать Документооборот, для классической структуры
любого бизнеса.
Пристегнитесь! И поехали.
СТРУКТУРА КОМПАНИИ.
- ОфисМенеджер (на ресепшене)
- Администрация
- Юридический отдел
- Бухгалтерия
- Отдел кадров
- Отдел продаж
- ИТ отдел
- Служба Безопасности
Проблемы у большинства организаций:
ОфисМенеджер (на ресепшене): Входящие документы,
сканируются, копируются и печатаются по нескольку раз до передачи адресату.
- поиск документа и др. информации, занимает продолжительное время
- теряются и отвлекаются от основной работы, при поступлении запроса поиска какого либо документа
- бардак на рабочем столе при разборе документации и поисках в архивах
Администрация:
- отсутствует понимание, в каком статусе находится проект
- исходящая от отделов информация отправляемая почтовыми отправлениями, запрос о доставке происходит через ОфисМенеджера
Юридический отдел:
- созданный договор, хранится и имеет доступ только Юр.отдел
- реестр договоров так же хранится только в Юр.отделе в Excel файле сканы копий договоров в отдельных папках, но при поиске информации, необходимо открывать скан договора и выделять интересующий текст. При отправке копии договора через эл.почту, так же увеличивает нагрузку на почтовые сервера.
- файл бывает имеет большой размер и начинает виснуть, ломаться и т.д
- Входящая и Исходящая корреспонденция просто передается в отдел без регистрации ОфисМенеджером
- исходящая от отделов информация отправляемая почтовыми отправлениями, запрос о доставке происходит через ОфисМенеджера
Бухгалтерия:
- чтобы найти договор, тратит значительное время
- после проведения оплат контрагентами, другие сотрудники отделов об этом не знают и обращаются с запросом, если бухгалтерия их своевременно не уведомила
- Входящая и Исходящая корреспонденция просто передается в отдел без регистрации ОфисМенеджером
- исходящая от отделов информация отправляемая почтовыми отправлениями, запрос о доставке происходит через ОфисМенеджера
Отдел продаж:
- отдел продаж не получает своевреммено информацию о готовности Договора, его согласования
- своевременно так же не получает информацию от бухгалтерии о поступлении денежных средств от контрагента для отпуска товара или услуги
- Входящая и Исходящая корреспонденция просто передается в отдел без регистрации ОфисМенеджером
- исходящая от отделов информация отправляемая почтовыми отправлениями, запрос о доставке происходит через ОфисМенеджера
Решение проблем:
Представьте себе мощную платформу, которая агрегирует в себе, почти
все движения документов в Организации.
Что это такое технически?
Это облачная база данных делопроизводства, в ней мы в несколько
кликов находим свой документ в виде метаданных и Скан оригинала документа.
Список Входящей корреспонденция, где ОфисМенеджер
регистрирует документы
это Ваша СВОБОДА!
- Единая точка входа и выхода документа
- Отслеживаем все входящие, исходящие и внутренние документы, а именно: Договоры, Согласования, Входящая и Исходящая корреспонденция, почтовые треки
- База наших контрагентов с их метаданными документа
- Интуитивно понятный интерфейс, мощная система фильтров и возможность выгрузки баз в один клик.
Немного картинок из платформы
Список договоров с покупателями Услуг или Товаров
Список полученных на руки Закрывающих документов для
Бухгалтерии или в место хранения первичных документов
Доступ к карточкам документов предоставляется на основе
правил безопасности, т.е у каждого отдела своя папка, видимость этих папок,
так-же на уровне правил безопасности, вплоть до каждой строчки.
Список Входящей корреспонденция, где ОфисМенеджер
регистрирует документы
Ссылка на документ
- Если необходимо предоставить доступ по ссылке к вложенному документу или скану для человека, который находится за пределами организации
- Делается в один клик с возможностью выбора параметров (с паролем; датой удаления ссылки; qr-код)
Движение документов
- ОфисМенеджером всю входящую корреспонденцию фиксирует метаданные документа и его скан в систему и складывается адресату в его папку отдела.
- Сам оригинал файла корреспонденции передается адресату
Связи карточек - Контрагенты
Открыв любую карточку организации в разделе «Котрагенты» мы
можем посмотреть все документы связанные с ним. А именно:
Путем заполнения карточек на основе своих должностных
инструкций, формируется единая система управления и доступа к любой информации
по конкретному контрагенту, а доступ к информации регулируется на основе
политики безопасности.
Настройка Группового доступа к проекту
ИТОГ
Данная платформа дает изменять и добавлять любые поля в
карточке, можно включать функции, математику, включить API, и т.д. Очень много
чего можно построить на данной платформе Конструкторе.
Как это работает?
- Справочники
- Файловые поля
- Группировка записей с помощью иерархического классификатора
- Связи между записями разных типов
Вводим новые данные или импортируем уже имеющиеся
- Импорт данных из csv/xls файлов
- Групповая загрузка файлов с сохранением структуры папок
- Групповое изменение данных
- Заполнение полей с использованием зонального распознавания данных(OCR) с документов
Предоставляется от 20Ггб пространства для ваших скан
документов и файлов и от 20 000 записей в базу данных.
Написать сообщение в Telegram
Комментариев нет:
Отправить комментарий